werkvormen om de relatie goed te houden en draagvlak te creëren

 

 

Kennismaken

 

Allereerst is het van belang dat de deelnemers elkaar leren kennen. Afhankelijk van hoe groot de groep is, kun je dat op verschillende manieren doen. Op internet vind je talloze manieren.

 

Kleine groepen (tot 8 personen)

In tweetallen: stel je aan elkaar voor, wat is je expertise, waar word je blij van? Men stelt de ander voor aan de rest. De vragen die je stelt, zijn bij voorkeur relevant voor de workshop. De blijdschapvraag is een soort ijsbreker. In plaats van alles plenair te delen, kun je de groep ook oplijnen en in tweetallen zaken bespreken. Let er dan wel op dat iedereen evenveel tijd krijgt (kort) anders duurt het te lang. Zie filmpje.

 

Grote groepen: (vanaf 8 personen)

Maak kennis met in totaal vijf deelnemers. Schrijf na iedere kennismaking op wat je bijblijft over de expertise op een post-it. Plak de post-it met diens ervaring op zijn of haar rug of een andere plek die goed zichtbaar is. Iedere ontmoeting mag een minuuut duren (30 sec. per persoon). Hoe meer stickers, hoe sneller de ontmoetingen gaan.

Je kunt ook expertises inventariseren en daar aantekeningen van maken op een kladblok. Als je na afloop alle expertise beschikbaar stelt, bijvoorbeeld via een intranet zoals Asana of Facebook, weet de groep bij wie ze terecht kunnen voor welke vraag. Zie filmpje. Je kunt er ook een spelelement aan koppelen: vind 1 communicatietrainer, 2 businessdevelopers, 1 iemand die Russisch spreekt enz. De eerste die alle gevraagde expertise bij elkaar heeft, wint.

 

Drijfveren
Roadmap en taken vaststellen

Misverstanden in groepswerk ontstaat vaak uit een gebrek aan kennis over wat anderen motiveert. In dit filmpje legt Ed Muzio uit welke drijfveren mensen kunnen hebben (overigens weten mensen dat niet altijd van zichzelf). De manier om inzicht te krijgen is het simpelweg aan elkaar te vragen:

waarom vind je dit of dat? En daar begrip voor te tonen. Zodra je begrip hebt getoond, kun jij vertellen waarom jij jouw perspectief hebt. Wat Muzio niet vertelt, is dat als je daar een gezamenlijke vijand of gezamenlijk resultaat aan koppelt, je sneller slaagt weer verbinding te maken.Bijvoorbeeld: 'Ik ben het met je eens dat we geen fouten mogen maken, maar de deadline kan niet gehaald worden als we er nog langer over doen en dan hebben we een boze klant'. En andersom: 'Ik ben het met je eens dat we de deadline moeten halen, maar als de klant straks niet tevreden is met het eindproduct, zijn we verder van huis'.

 

Je kunt mensen tijdens een eerste bijeenkomst vragen wat ze belangrijk vinden in groepswerk. Als iedereen een bijdrage levert en mag vertellen waarom, heb je al een aardige basis voor draagvlak. Je kunt ook bij vervolgsessies teruggrijpen op die 'ground rules'. Wat ging goed en wat kan beter?

 

In plaats van het over drijfveren te hebben, kun je ook elkaars expertise inventariseren of vragen wat mensen het prettigst vinden om te doen in een project.

Pavlov

Uit de psychologie weten we dat gedrag voor en groot deel bepaald wordt door de consequenties die eraan verbonden zijn. Positieve consequenties, zoals het belonen van goed gedrag, zorgt voor meer van hetzelfde gedrag. Mensen durven dan ook meer van zichzelf te laten zien. Negatieve consequenties, zoals straffen, zorgt ervoor dat mensen zich onzichtbaar maken of zich niet meer durven laten zien. Om mensen betrokken te houden, kun je hen complimenten geven voor hun gedrag tijdens de workshop en je kunt hen laten oefenen in het complimenten geven aan elkaar.

Door met elkaar een roadmap te maken van de weg die afgelegd moet worden met de groep (liefst op papier of whiteboard zodat iedereen een bijdrage kan leveren) zorg je ervoor dat iedereen weet waar het naartoe moet gaan. 

Als je de roadmap gebruikt als visual voor het hele traject en daarbij vermeldt hoe ver de groep al is en wat nog moet worden gedaan, ontstaat er grip op het proces. 

Om mensen te motiveren kun je kleine beloningen aanbieden bij iedere 'milestone'.

 

Je kunt aan de hand van de roadmap ook met de deelnemers taken bedenken die nodig zijn. Als je deelnemers zelf laat kiezen welke taken ze doen, ontstaat ook meer eigenaarschap. 

Waardering

In organisaties wordt vaak gekeken naar wat er fout gaat. Dat werkt demotiverend. Je kunt ook benoemen wat er goed gaat en daar stil bij staan. Aardige manier om mensen weer een goed gevoel te geven.

Je kunt ook in groepen nagaan waar mensen trots op zijn. Dat helpt mee om vertrouwen te wekken en om ze positief te maken. Positieve mensen zijn creatiever en opener en kunnen daardoor beter samenwerken.

Vergadertijgers- en kittens

In effectieve bijeenkomsten praat en luistert iedereen evenveel met en naar elkaar. In deze werkvorm laat je deelnemers kort met elkaar discussiëren en laat je henzelf, elkaar of observanten bekijken wie het meest aan het woord is en wie het minst. Er zou balans moeten zijn in luisteren en spreken. Het kan een eye-opener zijn voor de deelnemers. In het filmpje wordt geadviseerd met elkaar te reflecteren op elkaars vergadergedrag; je kunt het ook versnellen door een werkvorm te introduceren waarin iedereen even lang de tijd krijgt om iets te zeggen over bijvoorbeeld de werkdruk (bijvoorbeeld in een minuut). De deelnemers ervaren wat het verschil is met random praten en gestructureerd en getimed. Hiervoor zijn wel een voorzitter en een tijdwaarnemer nodig en een heldere instructie van de facilitator.

Rollen wisselen

Je kunt deelnemers vragen vanuit verschillende perspectieven (de hoeden van DeBono) naar een probleem of oplossing te denken. Het zorgt ervoor dat je met elkaar telkens een bepaald perspectief kiest, waardoor je niet tegen elkaar maar met elkaar oplossingen bedenkt.

 

Moeilijke zaken benoemen met post-its
Elkaars mening inventariseren met ORID

Je kunt de deelnemers vragen op post-its te schrijven waar ze goede herinneringen aan hebben en waaraan slechte. Vervolgens kun je inventariseren wat er in de toekomst beter zou kunnen en wat daarvoor nodig is.

Een zelfde maar intensievere manier van reflecteren is de ORID method of focused conversation. ORID staat voor: objective, reflective, interpretative, decision. Een manier om in de groep ervaringen te delen en elkaars perspectief te leren zien. Het is ook een manier om te reflecteren op ervaringen en er lering uit te trekken. De vraag: 'wat nu?' nodigt uit tot zelfbepaling - wat belangrijk is om mensen uit een slachtofferrol te halen.

Impasses doorbreken door blootleggen overtuigingen
Impasses doorbreken met icebreaker

Om een interventie te plegen in een discussie, kun je laten zien dat meningsverschillen kunnen ontstaan door de manier waarop je zaken interpreteert en welke overtuigingen je hebt om zaken op te lossen. Een stappenplan waarin je met elkaar afstemt wat je interpraties en overtuigingen zijn, kan al helpen om de situatie weer vlot te trekken. Heb je het over hetzelfde? Houd de discussie zo specifiek mogelijk en zorg dat het niet ontaardt in ruzie.

Ice-breaker om te laten zien dat er meerdere wegen naar Rome leiden en dat out-of-the-box-denken ook een goede oplossing kan zijn.

Jitske Kramer houdt een betoog over het belang van diversiteit. Ze legt uit hoe fragmentatie in organisaties leidt tot eilandjesgedrag. Op grond van haar ervaringen geeft ze verschillende tips hoe je fragmentatie kunt tegenhouden. Deze video is overigens meer bedoeld als achtergrondinformatie dan als werkvorm.

 

1. Kloon niet (Dus niet werken met mensen zoals jijzelf)

2. Zie de macht van macht. (Wie bepaalt wat normaal is?)

3. Daag de 'waarheid' uit. (Wat is waar? Wie bepaalt dat?)

4. Geniet van het onbekende (Durf los te laten)

5. Niet of/of maar en/en. (Verschillen zijn geen probleem tenzij iemand zegt dat er maar één weg is.)

6. Zoek actief naar het alternatief. (Een afwijkende mening of visie kan een out-of-the-box-oplossing betekenen.)

7. Varieer in ritme. (Amsterdam heeft een ander ritme dan Leeuwarden. Het een is niet beter dan het andere. Mensen gaan met verschillende 'ritmes' een vergadering in. Zoek een manier om de ritmes te verenigen.)

8. Doe het samen. (In je eentje kun je niet samenwerken.)

© Josje Kuenen, 2014-2020