plannen

Breng altijd eerst in kaart wat het doel is van een bijeenkomst. De ene keer is dat een concreter doel dan een andere keer. Een concreet doel is bijvoorbeeld: afspraken maken over wie wanneer op vakantie gaat, hoe je het werk beter op elkaar af kunt stemmen of eerlijker kunt verdelen of in kaart brengen of het nieuwe werken iets voor de organisatie is. Minder concrete doelen zijn: hoe gaan we om met concurrentie van een ander bedrijf? Hoe zorgen we ervoor dat we allemaal compliant werken? Hoe gaan we de omgeving rond het station herinrichten?

Uitgangspunt is altijd dat de facilitator objectief is. Als je wordt ingezet om een bepaalde wenselijke uitkomst te regisseren, dan ben je geen facilitator meer. De groep zal dat ook aanvoelen en je niet meer serieus nemen.

De eerste vragen die je jezelf moet stellen zijn dus: wat moet de groep bereiken en mag ik onpartijdig zijn?

Doel

Deelnemers

Het doel van de bijeenkomst in kaart brengen, is zo makkelijk nog niet. Neem er de tijd voor om echt te begrijpen wat nodig is en laat je niet afschepen door een opdrachtgever die zegt: 'eigenlijk heel simpel'. Wat moeten de uitkomsten zijn? Kun je die SMART maken? (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) Mag de groep daarover beslissen? Of zijn de beslissers al klaar met hun idee? Laat je in dat geval niet voor hun karretje spannen; als je merkt dat de uitkomst eigenlijk al panklaar is, dan is een bijeenkomst eigenlijk alleen maar window-dressing.

In het kort moet je dit zien te achterhalen:

Wat moet worden bereikt?
Wanneer is die uitkomst bereikt?
Wat zijn de kaders waarbinnen het bereikt moet worden? (Denk aan budget, mankracht, termijn, wetgeving)
Wie mogen erover mee beslissen?
Is er al eerder over gesproken en wat waren toen de uitkomsten?
Zijn er tegengestelde belangen waarmee rekening moet worden gehouden?

Als je het doel hebt achterhaald, formuleer het dan zwart op wit, zodat de opdrachtgever zich erin kan herkennen en je iets op papier hebt dat verwachtingen inkadert. Als de opdrachtgever zich er niet in kan vinden, overleg je verder. Zorg er verder voor dat je doel SMART is geformuleerd. Zie video.

Naast het doel vaststellen, is het belangrijk dat je weet wie er aan de bijeenkomst deelnemen en wat hun rol en/of expertise is. Zijn het mensen die zich in willen zetten voor het doel, er belang bij hebben? Of op een andere manier gemotiveerd zijn om mee te doen? Degenen die niet bij het doel betrokken zijn of niet mee willen doen, blijven idealiter elders. Zo voorkom je vroegtijdig weerstand.

Blijven er mensen weg die wel bij het project betrokken zouden moeten zijn? Achterhaal wat er aan de hand is. Je loopt waardevolle informatie mis als je niet weet wat er speelt. Vraag door bij je opdrachtgever of interview mensen telefonisch of via mail als het belangrijk is om te weten.

Is de opdracht complex en is er te weinig expertise in huis? Dan kun je ook overwegen experts uit te nodigen om deel te nemen aan de bijeenkomst(en).

Met je kennis over het doel, de deelnemers en hun belangen en expertise (en eventuele andere achtergronden) en de groepsgrootte kun je gaan nadenken over hoe je de bijeenkomst gaat inrichten.

Strategisch of operationeel?

Verder is het nog belangrijk om onderscheid te maken in operationele en strategische doelen. Een operatoneel doel gaat over dingen die het werk bemoeilijken, zoals een kopieerapparaat dat vaak stuk is, een pasje dat niet inlogt, onbereikbare medewerkers, dat soort dingen. Vaak hoeven voor operationele doelen geen vergaderingen belegd te worden maar kun je deze beter direct oplossen met degenen die daarover gaan. Het kan ook verstandig zijn een operationele bijeenkomst te organiseren op een vast moment van de week of maak gebruik van een groot whiteboard op een centrale plek waar dit soort dingen opgeschreven kunnen worden. De operationele man of vrouw kan er dan mee aan de slag en deze kan op het centrale bord melden wanneer het gefikst is. Onbereikbare medewerkers spreek je natuurlijk onder vier ogen aan en als dat niet helpt, doe je je beklag bij je leidinggevende.

Strategische doelen vereisen vaak wel bijeenkomsten; daarvoor is het belangrijk dat de relevante personen aanwezig zijn en dat er een strakke agenda is waarbinnen zaken besproken worden. Maar zorg er dus voor dat je niet onnodig bijeenkomsten belegt die beter op een andere manier opgelost kunnen worden.

In onderstaande video wordt uitgelegd wat het verschil is tussen een informatieve bijeenkomst en een oplossingsgerichte bijeenkomst. Een informatieve is eenrichtingsverkeer, een oplossingsgerichte meerrichtingsverkeer.