Op weg

Als je doel en publiek bekend zijn, kun je een agenda gaan ontwerpen waarmee je je de bijeenkomst kunt inrichten.

Maar: alle begin is moeilijk. Als je nog geen geoefend facilitator bent, begin dan met een eenvoudige bijeenkomst waarin je heldere doelen hebt waar niet al teveel vanaf hangt en waarin je kunt oefenen met het regisseren van de inbreng van anderen. In onderstaande video staan de belangrijkste vaardigheden om een vergadering te leiden. In deze context gaan we ervan uit dat de deelnemers elkaar al kennen, dus dan hoef je niet uitgebreid stil te staan bij een kennismaking.

In het kort komt het hierop neer: (zie video hiernaast)

Vertel wat de aanleiding is voor de bijeenkomst en wat er moet worden besproken in hoeveel tijd
Geef iedereen de mogelijkheid een eigen agendapunt op de agenda te zetten
Vraag iedereen de topics te scoren (bijvoorbeeld op een schaal van 1-3) zodat de meest dringende zaken in ieder geval behandeld worden
Iedereen denkt na over mogelijke oplossingen en brengt die in, er wordt over voor- en nadelen gediscussieerd en er wordt een oordeel gegeven over de oplossingen
De oplossingen met de meeste stemmen worden opgepakt en deelnemers mogen zelf kiezen wat ze oppakken; er is terugkoppeling van resultaten. Dat wordt vastgelegd in actielijst.
Tot slot: evaluatie: zijn de doelen van vandaag bereikt, wat wel wat niet en hoe gaat we het oplossen indien nodig?

In de video hiernaast zie je manieren om je meeting zo efficiënt mogelijk in te richten. Gebruik een timer om de onderwerpen te koppelen aan tijd. Zorg dat je als voorzitter de tijd goed in de gaten houdt en iedereen aan bod laat komen. Zorg dat de discussie uitmondt in concrete actiepunten.