Taak- en rolverdeling

Als je weet wat je doel is van de projectgroep en als je geïnventariseerd hebt wat ieders sterke kanten zijn, kun je beginnen met de rol- en taakverdeling. Als je taken verdeelt, betekent dat niet dat je niet hoeft om te kijken naar de taken die anderen uitvoeren. Je blijft met elkaar verantwoordelijk voor het eindresultaat. Bouw dus momenten in dat je elkaar van feedback voorziet, uitlegt wat je aan het doen bent en elkaar helpt de taken uitstekend uit te voeren. Jullie zouden aan het einde van het project allemaal in staat moeten zijn te vertellen welke keuzes jullie hebben gemaakt en waarom.

Rolverdeling

Teamrollen van Belbin

De teamrollen van Belbin bepalen de kwaliteit van het proces van het project. Ieder project kent min of meer vaste rollen die tijdens projecten goed van pas komen. Je kunt de test van Belbin doen om die rollen te verdelen, je kunt ook mensen laten kiezen welke rol ze willen. Zeker als mensen zich in bepaalde rollen willen bekwamen is dat een goed idee. Zoals al eerder gezegd:  als je gebruikmaakt van de interventietips van het model van Drexler & Sibbet en de vergadertips, ben je al een heel eind op weg om in de praktijk de Belbinrollen gestructureerd toe te passen. We bespreken hieronder beknopt de teamrollen.

Voorzitter, degene die alles coördineert, de agenda's verstuurt, de vergaderingen voorzit en iedereen de kans geeft een inbreng te geven. Een goede voorzitter faciliteert eerder dan dat deze regisseert. Zodra een voorzitter teveel een stempel drukt, zullen de groepsleden motivatie verliezen.

Vormer, kan optreden als voorzitter maar moet zich dan wel bekwamen in het faciliteren in plaats van regisseren. Zorgt voor kwaliteit en dat anderen het beste uit zichzelf halen. In situaties waarin gezegd moet worden waar het op staat, kun je de vormer inschakelen. Let er wel op dat het volgens de regels van de feedback gebeurt, anders haken mensen af. Met een bordsessie (zie de module Efficiënt vergaderen) voorkom je trouwens dat één iemand telkens de boeman speelt. Dat werkt natuurlijk nog beter. Als je veel vormers in je groep hebt, is de kans op rivaliteit en ruzie trouwens groot. Zorg ervoor dat jullie in de gaten houden dat de discussies niet draaien om ego maar om inhoud en resultaat. Stem beslisprocedures af (stem desnoods anoniem) en laat de vergaderingen voorzitten door iemand die de deelnemers weet te verbinden.

Plant/innovator, kan goede ideeën bedenken en complexe taken oplossen. Moeten jullie iets geniaals bedenken? Geef de plant de ruimte om met oplossingen te komen. Geef wel een kader met criteria mee waar de oplossing aan moet voldoen want de plant heeft de neiging te filosofisch te zijn. Tijdens vergaderingen zegt de plant niet veel, dat betekent niet dat hij/zij niets in te brengen heeft. Een plant denkt. Houd daar rekening mee.

Monitor, doorgrondt de opdracht, de oplossingen, de beste opties. Monitoren gaan niet over één nacht ijs, ze zorgen ervoor dat je eindproduct degelijk is. Geef ze de ruimte om alles wat jullie bespreken en bedenken te beoordelen, schuif ze vooral niet tijdens vergaderingen terzijde want ze zijn niet luidruchtig maar denken vooral na over wat er gezegd wordt. 

Bedrijfsman, praktische vertaler van de opdracht naar taken die uitgevoerd moeten worden. Grote steun voor de voorzitter. Harde werker. Kan soms te snel over willen gaan naar 'doen' terwijl anderen nog niet zeker zijn wat verstandig is. Laat bedrijfsman weten dat doen zonder nadenken onverstandig is.

Brononderzoeker, sociaal dier, legt makkelijk contacten, weet wat er speelt in de wereld en wil daar ook graag iets mee doen. Laat de brononderzoeker contact leggen met de studievereniging om ouderejaars als experts in te kunnen schakelen, laat hem/haar onderzoek doen naar soortgelijke projecten die in de 'echte wereld' bestaan om er de kunst van af te kijken. 

Zorgdrager, is een perfectionist die de details checkt en checkt. Samen met de monitor in staat om een 'compliant'-team te vormen die valkuilen voorkomen. Kan niet goed delegeren dus waak ervoor dat de zorgdrager zich niet vastbijt in een onderwerp en eraan onderdoor gaat of de hoofd- en bijzaken verliest. Blijf relativeren. Goed is goed genoeg. 

Groepswerker, 'oliemannetje/-vrouwtje' zorgt voor samenhang in het team en dat iedereen tevreden is. Zorgt voor koffie en gezelligheid, ziet wanneer iemand niet goed in zijn/haar vel zit. Goede gesprekspartner om sfeer in de groep te bespreken en te verbeteren. Is diplomatiek en vermijd conflicten. 

(Specialist, weet van een klein beetje heel veel en kan zich niet goed staande houden in een team. Solist. Geschikt voor advies over zijn/haar vakgebied maar daarbuiten niet.)

Taken

Taken

 

Het hangt natuurlijk af van het soort project welke taken er nodig zijn. Vaak krijg je in onderwijssituaties al een overzicht mee van wat er per week moet gebeuren en waar het aan moet voldoen.

Een bekende manier om werk in taken te verdelen is het zogenaamde Work Breakdown Structure (WBS). Een model waarin je schematisch van groot naar klein de taken identificeert. Doe dat vooral met elkaar zodat je elkaar kunt helpen de taken te verdelen en voorkomt dat je taken aan mensen toebedeelt die daar geen zin in hebben. Hieronder enkele afbeeldingen van hoe zo'n WBS eruit kan zien.

WBS Template with Curved Arrows
Working on a project WBS

Bronnen

Belbin, de 9 teamrollen van. (z.j.) Werken met Teamrollen. Geraadpleegd via http://www.werkenmetteamrollen.nl/Werken-met-Teamrollen/De-9-teamrollen.asp#.XFnMDM9KhBw

Workbreakdownstructure (2018). Work Breakdown Structure Templates by Creately. Creately Blog. Via https://creately.com/blog/examples/work-breakdown-structure-templates/

Jabernal. (z.j.) Working on a project WBS. via https://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure#/media/File:Project-wbs.jpg

Creately Blog. (2018). WBS Template with Curved Arrows. Via https://creately.com/blog/examples/work-breakdown-structure-templates/

.

© Josje Kuenen, 2014-2020