Efficiënt vergaderen

Vergaderen is zo makkelijk nog niet. We doen het wel vaak en veel, maar lang niet altijd tot ieders tevredenheid. Mensen die altijd aan het woord zijn, mensen die nooit wat zeggen, onderwerpen waar je het nut niet van inziet, het zijn zo maar een paar factoren die vergaderen tot een ware kwelling kunnen maken. In deze module bespreken we hoe je een vergadering zo inricht dat deze efficiënt en effectief verloopt.

Weet wat je moet bespreken en wanneer

Voordat je effectief met elkaar kunt vergaderen, is het van belang dat je rekening houdt met de fases waarin je team verkeert. Zie het model van Drexler & Sibbet. Ken je elkaar nog niet? Weet je nog niet welke expertise je team in huis heeft? Maak dan eerst werk van elkaar leren kennen. Inventariseer ook wat iedereen wel en niet belangrijk vindt in samenwerking en maak daar een afsprakenlijst van zodat jullie gedragsregels expliciet zijn gemaakt.  Als je geen rekening houdt met deze voorbereidende voorwaarden, kunnen vergaderingen stroef verlopen. Naarmate je elkaar beter kent, kun je je meer focussen op de taken die volbracht moeten worden.

Daarnaast is het ook belangrijk dat je vaststelt wat het doel is van de vergadering. Moeten jullie oriënterend brainstormen over een onderwerp? Overleggen waar jullie zijn en wat er nog moet? Ergens over besluiten? Maak van tevoren duidelijk wat het onderwerp van de vergadering is en wat het resultaat moet zijn na afloop. Dat geeft richting aan het gesprek.

Hieronder vind je een formulier waarmee je wekelijks kunt monitoren hoe het met jullie team gesteld is op het gebied van de inhoud, het proces en de onderlinge relatie binnen de samenwerking. Ook vind je hieronder een format om notulen te maken.

Spreek kaders af

Uitkomsten vaststellen

Spreek met elkaar af waar je over gaat vergaderen, wat de uitkomst moet zijn van de vergadering, hoe je beslist en hoe lang deze mag duren. Lange vergaderingen motiveren niet, dus houd het kort. Een kwartier tot een half uur zou voldoende moeten zijn voor een team dat elkaar al kent en alleen nog hoeft te monitoren of elkaar wil informeren of ondersteunen. Let op: is het onderwerp heel belangrijk, neem dan de tijd die nodig is. Tijdsdruk kan er namelijk voor zorgen dat je suboptimale besluiten neemt.

Niet iedereen hoeft telkens aanwezig te zijn: staan er zaken op de agenda die niet voor iedereen relevant zijn? Laat die mensen dan vooral andere dingen doen. Houd elkaar wel op de hoogte en beslis niet zonder de ander dat die niet aanwezig hoeft te zijn. Anders krijg je scheve gezichten.

 

Gezamenlijke agenda

Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak een agenda met elkaar: inventariseer onderwerpen die volgens alle deelnemers aan de orde moeten komen. Dit zorgt ervoor dat iedereen het belang inziet van de bijeenkomst. Stel ook vast wie de vergadering voorzit, wie notulen maakt, wie de tijd waarneemt en wie (constructief) feedback geeft op het proces en het resultaat. Je kunt ook iedereen feedback laten geven maar doe het dan op een snelle manier (iedereen een top en een tip).

Spreektijd beperken

Tijdens de vergadering moet de voorzitter per onderwerp iedereen de gelegenheid geven zijn of haar zegje te doen. De tijdwaarnemer let erop dat iedereen even lang en om de beurt aan het woord komt, bijvoorbeeld twee tot vijf minuten per persoon. Dat is even wennen omdat je mensen afkapt, maar het is de enige manier om de vergadering to-the-point te houden. Zet vooral een alarm zodat het voor iedereen duidelijk is dat de tijd om is. Op een gegeven moment wil je niet anders meer, zo lekker snel gaat het.

Prioriteer en monitor

Zijn er veel onderwerpen te bespreken? Scoor dan met elkaar welke onderwerpen het belangrijkst zijn (bijvoorbeeld op een schaal van 1-3) zodat de prioriteiten eerst worden besproken. Als de tijd om is, verschuif de onbesproken onderwerpen dan naar een later moment maar vergeet ze niet. Anders verlies je draagvlak. 

Leg de afspraken vast en verbind op een eerlijke en overleggende manier taken aan de deelnemers. Blijf de vinger aan de pols houden om te zien of de afspraken worden nagekomen en of er ondersteuning nodig is. 

Hieronder een video waarin deze informatie wordt geïllustreerd. 

Bordsessie

Een snelle manier om te vergaderen, is de zogenaamde bordsessie. In een bordsessie bespreek je

1) hoe het met iedereen gaat (ruimte om emoties te reguleren, sta stil bij weerstand of verdriet)

2) successen (wat hebben we afgelopen week bereikt?)

3) doelen (waar moeten we naartoe, hoe ver zijn we al?)

4) acties (wie wat gaat wat doen om die doelen in stapjes te bereiken?)

5) planningen (wat is ons eerstvolgende doel (deze week), wanneer is het af?)

Het stilstaan bij emoties lijkt een beetje soft, maar dat is het niet. Emoties horen bij het leven en beïnvloeden je werk. Als je het iedere week even peilt, wordt het een tweede natuur en weet je hoe mensen in hun vel zitten. Doe er ook wat mee. Vraag of ze erover willen praten of dat je hulp kunt bieden. Vaak is meeleven al een hele troost en een manier om onbehagen te neutraliseren. Als je geen aandacht besteedt aan emoties die urgent zijn, haken mensen af of ze zullen uit frustratie zand in de motor gooien. Menselijke aandacht en begrip zijn zoals we bij 'Voorwaarden' zagen, belangrijk voor de veiligheid in jullie groep. Het benoemen van successen is belangrijk om de motivatie in de groep op peil te houden. 

Het schema hieronder is ontleend aan stichting LeerKRACHT, die het onderwijs in Nederland helpt verbeteren met onder andere deze bordsessies. Het is gebaseerd op modellen die in het bedrijfsleven zijn ontwikkeld om teams zelfstandig, behendig, klantgericht en sociaal vaardig te maken, zoals Appreciative Inquiry, Lean, Scrum en Agile. De bordsessie betrekt iedereen erbij en maakt inzichtelijk waar je bent in het proces. Geef jezelf de tijd om met deze werkvorm te leren werken. Op de website van LeerKRACHT staan talloze videovoorbeelden over hoe het in de praktijk werkt. Is een whiteboard niet handig? Je kunt ook via internet een dashboard maken met een gratis projectmanagementsysteem zoals Trello, Freedcamp of Open Project. Zorg dat iedereen op dit dashboard kan zien waar jullie zijn in het project. 


 

Bronnen

Seifert, J.W. (2012) Six Steps Facilitation. [YouTube-video]. Geraadpleegd via https://www.youtube.com/watch?v=bC2kG6hkhQc

Stichting LeerKRACHT, zie https://stichting-leerkracht.nl/

© Josje Kuenen, 2014-2020